COFFEE IN LTDA

NIT. 860.022.985 – 4

El manual de funciones o manual de organización comprende las funciones o responsabilidades de cada dependencia de la empresa coffee in LTD.

También es el encargado de describe como se intervienen en el funcionamiento general de la empresa, contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de cada área así como sus responsabilidades.

DIRECTORA ADMINISTRATIVA

· Velar por los recursos humanos y físicos de coffee in Ltda.

· Cumplir con las obligaciones legales y fiscales.

· Mantener en adecuadas condiciones los equipos y las instalaciones.

· Realizar los trámites correspondientes para obtener Recursos para la empresa.

· Realizar reportes mensuales y anuales de operación y de recursos.

· Desarrollar el Informe Anual de Actividades.

· Revisar constantemente el departamento de archivo y correspondencia.

SISTEMAS

· Encargada del área de sistemas.

· Diseña la plataforma virtual de coffee in LTD.

· Digitaliza la documentación de cada dependencia y la organiza por bases de datos para el fácil encuentro de la información.

· Grafica información en las bases de datos Excel de acuerdo a la dependencia que lo requiere.

· Utiliza el material informático como: Materiales Magnéticos Duros o Magnetos Permanentes.

GERENTE FINANCIERA

· Elaborar y analizar información contable para evaluar los estados financieros de la empresa

· Planeación y control entradas y salidas de efectivo (caja).

· Coordinar y supervisar el proceso de elaboración de las nóminas de pago del personal

· Trabajar en equipo con las diferentes dependencias que intervienen en la formulación del plan de negocios: Mercadeo, producción y ventas.

· Responsable del manejo de los recursos de tesorería.

· Negociar con los proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos.

JEFE DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

· Recibir los documentos externos por diferentes medios

· Identificación de los medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, pagina Web.

· Verificación de documentos, folios, copias, anexos y firmas

· Asignación de numero consecutivo dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envió

· Registro de planillas de radicación y control

· Distribución de documentos externos, identificando la dependencia o empresa destinataria.

· Organizar los documentos en buzones o casilleros

· Registro y control de entrega de documentos recibidos

· Distribuir los documentos enviados de acuerdo a su medio, método de empaque y embalaje, peso y porteo dependiendo de la empresa.

· Organizar la mensajería externa.

· Diligenciamiento de planilla de control y ruta del tramite

· Identificación del trámite y su tiempo de respuesta.

· Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

· Coordina y controla la recepción de la documentación.

· Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada

AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS‏

· Recibir y verificar las hojas de vida de los aspirantes al cargo.

· Elaborar memorandos circulares referentes al departamento.

· Controlar y entregar los recibos de pago de los empleados.

· Llevar una planilla de control de los trabajadores de la empresa.

· Mantener actualizado el archivo de los empleados que se encuentran laborando.

GERENTE DE SALUD OCUPACIONAL

· Es el responsable del funcionamiento y operatividad del Programa de Salud Ocupacional,

· Es el encargado de vigilar que se haga el panorama de riesgos para los diferentes cargos de la empresa y así proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones y actividades desarrolladas en el interior de la empresa.

· Adoptar y poner en marcha las medidas determinadas en el programa de salud ocupacional.

· Verificar que a los empleados les sea entregada la dotación específica para cada cargo.

· Responder ante los entes controladores de Salud Ocupacional del país y la ARP correspondiente.

ASISTENTE DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

· Controlar el ingreso y salida de la documentación.

· Organizar, clasificar y ordenar los diferentes documentos

· Verificar que la documentación cumpla con todos los requisitos.

· Clasificar y ordenar los documentos en las diferentes unidades de conservación.

GERENTE GENERAL DE RECURSOS HUMANOS‏

· Selección de personal

· Descripción y análisis de puesto

· Evaluación del desempeño

· Administración de sueldo y salarios

· Planes de beneficios

· Higiene y seguridad

· Mantener la memoria de la empresa

· Proteger las condiciones de salud de los empleados

DIRECTIVO COMERCIAL

· Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el «manual de ventas».

· Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes.

· Elaborar las previsiones de venta de común acuerdo con el departamento de marketing.

· Planificar los objetivos y estrategias de su equipo.

· Desarrollar una estructura organizativa de venta capaz de alcanzar los objetivos.

· Reclutar y seleccionar al personal de ventas, o contribuir a ello.

· Formar a estos equipos comerciales con arreglo a los conocimientos y otras técnicas necesarias para el desarrollo de sus funciones.

· Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible.

· Valorar y controlar su labor para asegurarse de que alcancen los objetivos previstos.

ÁREA COMERCIAL

· Encargada de poner los productos y servicios que genera la empresa en su proceso productivo

· Implementar un control eficiente dentro de su estructura

· La función comercial es considerada, en términos funcionales, como la última etapa de la cadena de producción, que comienza con la contratación de recursos materiales y humanos, continúa con la transformación de dichos recursos en productos servicios y finaliza con la colocación de estos en el mercado.

ASESOR DE VENTAS

· Hemos considerado oportuno dividir las funciones del asesor comercial según las fases de su trabajo: antes, durante y después de la venta. Algunos manuales también incluyen otras funciones como la del cobro o el lanzamiento de productos. A continuación se desglosa cronológicamente cada etapa, que variará según la empresa para la que se realice el manual:

· Antes de la venta. Realizar prospecciones, organizar el tiempo, intentar descubrir nuevos sectores, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas.

· Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta.

· Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario o reporte, atender reclamaciones e incidencias.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA

· Atención al público interno y externo tanto personal como telefónicamente

· Recepción de la correspondencia para trámite del jefe inmediato

· Redacción y digitación de los documentos de la dependencia

· Llevar un registro de correspondencia recibida y enviada

· Llevar la agenda del jefe inmediato

· Estar pendientes de los tiempos de respuesta para la correspondencia recibida

SECRETARIA FINANCIERA

· Atención al público interno y externo tanto personal como telefónicamente

· Recepción de la correspondencia para trámite del jefe inmediato

· Redacción y digitación de los documentos de la dependencia

· Llevar un registro de correspondencia recibida y enviada

· Llevar la agenda del jefe inmediato

· Estar pendientes de los tiempos de respuesta para la correspondencia recibida

SECRETARIA DE GERENCIA

· Atención al público interno y externo tanto personal como telefónicamente

· Recepción de la correspondencia para trámite del jefe inmediato

· Redacción y digitación de los documentos de la dependencia

· Llevar un registro de correspondencia recibida y enviada

· Llevar la agenda del jefe inmediato

· Estar pendientes de los tiempos de respuesta para la correspondencia recibida

SECRETARIA DE SISTEMAS

· Atención al público interno y externo tanto personal como telefónicamente

· Recepción de la correspondencia para trámite del jefe inmediato

· Redacción y digitación de los documentos de la dependencia

· Llevar un registro de correspondencia recibida y enviada

· Llevar la agenda del jefe inmediato

· Estar pendientes de los tiempos de respuesta para la correspondencia recibida

SECRETARIA FINANCIERA

· Atención al público interno y externo tanto personal como telefónicamente

· Recepción de la correspondencia para trámite del jefe inmediato

· Redacción y digitación de los documentos de la dependencia

· Llevar un registro de correspondencia recibida y enviada

· Llevar la agenda del jefe inmediato

· Estar pendientes de los tiempos de respuesta para la correspondencia recibida

MENSAJERO EXTERNO

· Velar por la mensajería externa e la empresa COFFEE I LTDA

· Cumplir con las normas internas y las políticas de la empresa COFFE IN LTDA en cuanto l área de la mensajería

· Hacer uso eficaz de l mensajería externa de la empresa

· Velar por el cumplimiento y la seguridad de la mensajería externa

· Salvaguardar información

JEFE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

· Supervisar la función de los archivistas

· Realizar reportes mensuales

· Supervisar el archivo central de la empresa clasifica y dar trámite correspondiente a los documentos según las políticas de la empresa (asusto y dependencia )

· Tramitar documentos

· Archivar

ASISTENTE DE ARCHIVO CENTRAL

· Organizar los documentos

· Recepcionar información de cada dependencia

· Clasificar por tipo de documentos

· Tramitar documentos

· Archivar

COORDINACIÓN DE SALUD OCUPACIONAL

Coordinar el funcionamiento del programa de salud ocupacional

Realizar capacitaciones de las brigadas de emergencias

Citar a reuniones a los integrantes del copazo mensualmente

DISEÑADORA GRAFICA:

Diseño gráfico es un especialista en comunicaciones visuales y su trabajo se relaciona con todos los pasos del proceso comunicacional, en cuyo contexto, la acción de crear un objeto visual es sólo un aspecto de ese proceso. Este proceso incluye los siguientes aspectos:

· Definición del problema.

· Determinación de objetivos.

· Concepción de estrategia comunicacional.

· Visualización.

· Programación de producción.

· Supervisión de producción.

· Evaluación.

Este proceso requiere que el diseñador posea un conocimiento íntimo de las áreas de:

· Comunicación visual.

· Comunicación.

· Percepción visual.

· Administración de recursos económicos y humanos.

· Tecnología.

· Medios.

· Técnicas de evaluación.

Los cuatro principios rectores del diseño gráfico son variables que el profesional del diseño gráfico debe tener en cuenta a la hora de encarar un proyecto y son:

· El individuo: concebido como unidad ética y estética que integra la sociedad de la cual forma parte y para quien el espacio visual es uniforme, continuo y ligado.

· La utilidad: porque responde a una necesidad de información y ésta es comunicación.

· El ambiente: porque nos exige el conocimiento de la realidad física para contribuir a la armonía del hábitat, y la realidad de otros contextos para entender la estructura y el significado del ambiente humano.

· La economía: porque engloba todos los aspectos relacionado con el estudio del costo y la racionalización de los procesos y materiales para la ejecución de los elementos.

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