Con el fin de que todos los colaboradores conozcan los procedimientos internos y se canalicen en forma adecuada sus labores o técnicas, prestamos la información general de cada una de las gerencias de acuerdo al organigrama.
Todos los empleados de COFFEE IN LTDA. Deberán consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando sus resultados, ejerciendo el auto control; además de presentar subgerencias tendientes a mejorar los procedimientos internos.
Los jefes de las diferente unidades evaluaran objetivamente el desarrollo de subalternos y propone medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir perdidas o desvíos de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir perdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases solidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.
RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FRENTE AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ü Corresponderá a los jefes de áreas funcionales, frente a los manuales de procedimientos.
ü Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.
ü Propender por el cumplimiento y actualización de los manuales establecidos.
ü Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente.
ü Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos.
ü Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la unidad de dependencia.
PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS
v PLANEACION
La planificación o planeamiento en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. Va del más simple a lo más complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes ámbitos, niveles y actitudes.
PROCEDIMIENTO
ü Hacer la planeación de toda la parte documental de una empresa y organizar la logística que determina cada proceso.
v ORGANIZACIÓN
Es un sistema social diseñado para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Esta compuesta por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializada.
PROCEDIMIENTO
ü Se hace la organización de todas las metodologías que se van a llevar a cabo en los procesos archivísticos.
v FOLIACION
Esta actividad, imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos finalidades principales:
ü Controlar la cantidad de los folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.)
ü Controlar la calidad, como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
PROCEDIMIENTO
ü Preservar los documentos en su estado original.
ü No alterar su contenido ni su soporte.
ü Total confidencialidad con todos los documentos sean o no sean de las empresas.
v DIGITALIZACION
Digitalizar los documentos para un acceso más rápido de consulta y tener más cuidado con la documentación física.
PROCEDIMIENTO
ü Conservar el estado físico de los documentos.
ü Brindarle al cliente un método rápido de acceder a sus documentos.
ü Mantener la confidencialidad de la plataforma de las consultas.
v TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ü Facilitan el manejo de la información
ü Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
ü Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y rápido.
ü Facilitan el control y acceso a los documentos que tienen carácter permanente.
v MICROFILMACION
ü La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, el otro es un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se “fotografían” los documentos con fuertes reducciones, sin perder la calidad o información.
ü De esta reducción o miniaturización de tamaño derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con maquinas especiales, y manejadas por personal competente que continuamente están testeando todo el material para que la calidad se mantenga dentro de los parámetros establecidos.
PROCEDIMIENTO
ü Fotografiar los documentos en rollo 16 MM.
v CAPACITACION
Se brinda a las empresas el servicio de capacitar a sus empleados sobre el manejo de su archivo, sus formas y sus tipos.
PROCEDIMIENTO
ü Se les ofrece los servicios a las distintas empresas.
ü Se matricula la empresa
ü Se buscan el horario para la comodidad tanto del empleado como del empleador.
ü Se brinda información y capacitación a los empleados para los diferentes temas relacionados con manejo de archivo.
ü Se certifican las personas como asistentes a la capacitación.
NOTA: Se busca el personal adquiera responsabilidad frente a las políticas de calidad y confidencialidad que brinda la empresa sus clientes y que se rigen por norma 27001.
v AUDITORIA
Proceso sistemático de obtener y analizar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con actos o acontecimientos que influyen en los procesos de archivo.
PROCEDIMIENTOS
ü Ser contratados por una empresa.
ü Evaluar y verificar que los procesos se cumplan de acuerdo a los estadares de calidad e implementar mejoras para las no conformidades que se encuentren en el área de trabajo para lograr un proceso eficaz en cada dependencia de la empresa.
v CONFUDENCIALIDAD DE LA INFORMACION
La confidencialidad de la información tiene como objetivo no permitir a cualquier tipo de persona ingresar a consultar los archivos del cliente.
PROCEDIMIENTO
ü Personal autorizado por el cliente a consulta de información.
ü Manejo de información solo entre el personal del proceso de producción y encargados de archivo determinados por el comité de gestión documental en la empresa.
ü Protección de cualquier tipo de información.
PROCESOS ARCHIVISTICOS Y DOCUMENTALES
· Conocer el Programa de Salud Ocupacional para controlar el cumplimiento del cronograma del mismo.
· Participar en la evaluación de las actividades de Salud Ocupacional.
· Velar para que el empleador realice ante ARP el reporte oportuno y veraz de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y participar en la investigación de los mismos, además de proponer medidas preventivas o correctivas.
· Participar en la planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción de nuevas tecnologías.
· Colaborar en la divulgación del programa y las actividades del mismo para lograr una participación activa de los trabajadores.
